今回は番外編として、内容ではなく体裁にフォーカスを当てていきます。
体裁ってなによ？という話ですが、簡単に言えば「書類を読みやすくしましょう」ということです。
文字の大きさや書体、改行や句読点の位置、枠のサイズや余白など気にしてはキリがない程に見た目を良くする要素が履歴書や職務経歴書には含まれています。
せっかく内容が良いのに読みにくいとなってはもったいないので、今回は大前提として見やすい書類作りをしていく方法を解説していきます。
ちなみに書類がゴチャついていると、業務でのドキュメントや報連相もこんな感じなのかな？と悪い印象を与えてしまうきっかけにもなるので注意しましょう。
【豆知識】
■文章の｢読みやすさ｣とは
主に以下3つの要素から成り立っています。
①可読性：文章が読みやすいか
②視認性：パッと見た際の認識しやすさ
③判読性：誤読がないか
【1から履歴書や職務経歴書について知りたい方はこちら】
書体は明朝体が無難
基本的な書体は「明朝体」が良いとされており、その理由は2点あります。
<理由①>
日本人にとって馴染み深い書体であるため。
すっきりしていて読みやすく、きちんとした印象を与えられることから、実際に書籍や参考書にも多く使われています。日常的にも目にする機会が多いことから日本人にとって馴染み深い書体になっているんですね。
<理由②>
パソコンに標準搭載されている一般的な書体であるため。
職務経歴書はビジネスシーンで活用する正式な書類になるので、一般的にまず使用されている書式を利用することが望ましいです。
文字の大きさは10.5～11あたり
文字のサイズについては見出しと本文で変えるなどはありですが、各所で大小様々となると統一感がなくなって読みにくくなるので、普段から目にしている文書の文字サイズと同じ「10.5～11」あたりが望ましいです。
稀に強調したい部分のサイズを上げている方がいるのですが、こんな感じで少し変な印象を受けるので、文章は内での文字サイズは変えず、統一して同じ大きさにすることが望ましいでしょう。
文字の色は基本的に黒で統一
強調したい部分については赤色を使いたいと思われるかもしれませんが、基本的には「黒」で統一して、せめて太文字にする又は下線を用いる程度に留めておくと良いでしょう。
変化の時代ですしカラフルな経歴書というのも個性が出ていてありなのかな？とも思いますが、まだそこまで社会は柔軟性を持っていないような気がします。
箇条書きと改行を用いて簡潔且つ読みやすさを追求
項目毎に文章をダラダラと書いても文字の塊になるだけであり、読み手の時間も限られていることから全てに目を通してもらえる可能性は低と言えるでしょう。
でも伝えたいことはたくさんある！となった場合、情報量は多くとも文章の途中で改行が少なくすることで読みやすくなります。
以下のように箇条書きにしても同じ意味合いで伝えることは可能であり、若干好みにもなりますが下の例の方が見やすいのではないでしょうか？
Case１ 【担当業務】 新規の取引を獲得するために常時◯件以上の訪問及びテレアポを実施しており、その際に◯◯といった工夫を行った結果、◯件の新規獲得に結びつけることができた。 ※これでも全然OKだと思います。 【担当業務】 ■新規獲得営業に向けた常時◯件以上の訪問及びテレアポを実施 ・工夫点：◯◯ ・結果：◯件の新規獲得に結びつけることができた。
Case２ ◯◯では新規営業、既存営業、社内及び顧客との調整、見積もり作成及び受発注管理、メンバー管理、導入後のアフターフォローに至るまで一連の業務に従事しておりました。 新規営業では「業務説明」。既存営業では「業務説明」。 ※これだと文字の塊になる可能性が高く、このような表記にするのであればポイントに絞って業務内容の説明をすることが望ましいです。 ◯◯では以下一連の業務に従事しておりました。 ・新規営業 「業務説明」 ・既存営業 「業務説明」 ・社内及び顧客との調整 ・見積もり作成及び受発注管理 ・メンバー管理 ・導入後のアフターフォロー ※文章の行数が多くなるやんけという話かもしれないですが、たとえ行数が多くなっても見やすいのではないでしょうか？
枠や図形などを用いる場合
全体のバランスを考えて挿入しましょう。
左右非対称な枠や、枠幅がものによって違うなど全体に統一感がないものはNGです。
意外とここに気を遣っていない方が多く、かといってこれがクリティカルに影響してくるのかというとそうではないのですが、ここも統一した方が見栄えは良いですよね。
枠の幅には限りがあるので、余白や文字のサイズ、記載する内容について調整することで綺麗な書類に仕上げましょう。
まとめ
履歴書や職務経歴書の中身は勿論のこと、読みやすさという相手への配慮を考えることが重要です。
なぜなら、作って終わりではなくそれを読む人がいてこそ意味を成すものであるため、完成したと思っても今一度見やすい状態になっているかであったり、どのように伝わるかを意識するようにしましょう。
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